Jeżeli – jak każdego roku – stoisz przed zadaniem znalezienia odpowiedniego obiektu na coroczny firmowy piknik rodzinny, jeżeli zawiodłeś się na dotychczasowej współpracy i chciałbyś obiekt zmienić, jeżeli jesteś nowym pracownikiem w swojej firmie i po raz pierwszy w życiu będziesz odpowiedzialny za zorganizowanie plenerowej imprezy – ten artykuł jest dla Ciebie!
Zanim rozpoczniesz poszukiwania obiektu, przygotuj wstępny plan imprezy, hasło przewodnie, bądź temat - klimat, w jakim będziecie się bawić . Może Ci to od razu wskazać - o jakim charakterze obiektu potrzebujesz.
Nie popadaj w czasochłonny koszmar kolekcjonowania kilkudziesięciu ofert. Nie spędzaj długich godzin na wczytywaniu się w rozwlekłe opisy. Szukaj konkretów. Wystarczy kilka ważnych, przemyślanych, a zarazem kluczowych pytań postawionych gestorom obiektów organizujących imprezy plenerowe, aby mieć pewność, że wybór będzie właściwy. Zaoszczędzisz czas, unikniesz niewłaściwych decyzji, zapewnisz sobie sukces, a pracownikom Twojej firmy miło spędzony czas i dobre wspomnienia.
Na co musisz zwrócić uwagę? Poniżej kilka aspektów, bez uwzględnienia których, może być trudno. Podpowiadamy – koniecznie zapytaj o:
1.Teren – co powinieneś wiedzieć o miejscu imprezy zanim ją zorganizujesz? Poza sprawami kluczowymi jak lokalizacja i powierzchnia terenu, są jeszcze aspekty techniczne, ważne kiedy już jesteś w „oku cyklonu”, czyli w trakcie planowania wydarzenia w szczegółach. Dlatego warto sprawdzić punkty podłączenia do prądu i możliwość doprowadzenia go do miejsca przewidywanych atrakcji. Od tego może zależeć powodzenie operacji!
2.Zadaszenie – na pierwszy rzut oka- mało ważny aspekt. Przecież imprezy na zewnątrz organizuje się wiosną lub latem, kiedy jest ciepło. Ważny okazuje się on dopiero wtedy, kiedy już na tydzień przed eventem zaczynasz śledzić prognozy pogody i wszystko wskazuje na to, że właśnie nadciąga front atmosferyczny, który przyniesie obfite opady, a sprawdzalność prognoz na Twoim portalu sięga 99%... Spytaj czy obiekt dysponuje zadaszeniem, jaki to rodzaj zadaszenia (hala namiotowa, budynek) oraz jaki metraż posiada.
3.Zagospodarowanie terenu – pod względem zarówno zadbanej zieleni, czy starannie przyciętego trawnika, na którym rodziny z dziećmi rozłożą sobie koce i będą wypoczywać, jak czystości, chociażby w postaci ilości oraz rozmieszczenia koszy na śmieci.
4.Logistyka w trakcie imprezy – element będący zdecydowanie zmartwieniem organizatorów ze strony obiektu. Zwykle część gastronomiczna takich wydarzeń odbywa się na polanie lub innym rozległym terenie zielonym, koniecznością więc jest dostarczanie produktów do miejsca imprezy z zapleczy gastronomicznych. Warto jednak zapytać jak jest to organizowane, jaka odległość dzieli oba miejsca. Bądź pewien, że nie zdarzy się przerwa w dostawie jedzenia dla Twoich gości w czasie trwania pikniku. Nie ma gorszych wspomnień z jakiejkolwiek imprezy – niż pusty żołądek…
5.Miejsca parkingowe – nie musisz przemierzać z kalkulatorem hotelowych parkingów. Po prostu zapytaj ile obiekt jest w stanie zaparkować łącznie aut osobowych oraz autokarów. Mało komfortowe może okazać się dla rodzin z dziećmi pokonanie w ramach spaceru z sąsiedniego obiektu jakichś dwóch lub trzech kilometrów piechotą, ponieważ zabrakło już dla nich miejsca na parkingu…
Jeśli przeszedłeś z powodzeniem przez te podstawowe elementy i udało Ci się wytypować co najmniej 3 obiekty najlepiej przygotowane do organizacji Twojego wydarzenia – czas przejść do etapu wizji lokalnych.
Zaplanuj wizytę w każdym obiekcie. Umów się z osobą koordynującą pikniki. Zwiedzaj, zapisuj, porównuj, zobacz wydarzenie w danym miejscu oczyma wyobraźni i… podejmij decyzję. Ustal szczegóły takie jak: menu, czas trwania imprezy, atrakcje, opaski na rękę dla uczestników, wyznacz osoby uprawnione do dodatkowych zamówień w trakcie imprezy.
Jeśli nie znasz żadnej agencji eventowej, która mogłaby zapewnić atrakcje zarówno dla dzieci, jak i dorosłych w trakcie pikniku – poproś o taką ofertę hotel, na terenie którego planujesz organizację wydarzenia. Warto polegać na sprawdzonych firmach działających z obiektem, ponieważ mają doświadczenie w realizacji w tym konkretnym miejscu, znają jego infrastrukturę, parametry techniczne, a przede wszystkim wypracowane rozwiązania i scenariusze „uszyte na miarę” miejsca, terenu i jego możliwości.
Zresztą, po co się martwić, o wszystko zabiegać samemu i przemęczać? Po prostu nawiąż dobrą relację z koordynatorem Twojego pikniku. To człowiek, który zna obiekt, jego możliwości, mocne i słabe strony. Warto zaufać jego doświadczeniu i powierzyć opiekę nad całością przebiegu wydarzenia. I co najważniejsze…mieć wszystko z głowy!
