Dziś zajmę się tematem zagrożenia niewypałami. I wbrew pozorom nie mówię tu o niewybuchu z okresu II wojny światowej. Mam na myśli dobre chęci managerów, koordynatorów i specjalistów ds. eventów firmowych, by zorganizować ciekawy i oryginalny wyjazd integracyjny dla swojego zespołu, które obracają się w : blamaż, fiasko, klęskę, katastrofę, klapę, klops i jeszcze parę innych trafnych synonimów słowa „niewypał”.
Cóż…każdemu zdarza się czasem ponieść porażkę. Dobrze, jeśli płyną z niej potem konkretne wnioski. Jeszcze lepiej, gdy znane są jej przyczyny, a już fantastycznie jeśli się wie co i jak zrobić następnym razem, by jej uniknąć i odnieść sukces.
Tu pewnie posypie się lawina pytań. Kiedy planować takie eventy? Kiedy je organizować? Jak dobrać obiekt? Jak dobrać atrakcje dla zespołu? Na co zwrócić uwagę?
Prawdopodobnie nie jestem w stanie udzielić dobrej dla wszystkich jednej odpowiedzi na każde z tych pytań. Jestem człowiekiem hotelowej sprzedaży i operacji. Kilkaset różnych imprez mniejszych i większych zostało przeze mnie skoordynowanych, dopiętych na ostatni guzik i zrealizowanych. Sama brałam udział w kilku integracjach z moim zespołem sprzedażowym oraz przełożonymi… I na tej podstawie chętnie udzielę wszystkim zainteresowanym wskazówek, które po prostu wezmą sobie do serca lub nie.
Nie będę oryginalna…. ale błagam. Nie zostawiajmy decyzji o realizacji i jej terminie na ostatnią chwilę. Po 15 latach pracy w hotelach mogę stwierdzić, że niesamowicie skrócił się czas od momentu rezerwacji spotkania do jego realizacji. Wcześniej rezerwacje spływały z rocznym lub co najmniej pół rocznym wyprzedzeniem, tym bardziej jeśli termin przypadał w wysokim sezonie konferencyjno- integracyjnym obiektu, który wybrano. Teraz częstą praktyką jest rezerwowanie terminu i dwa tygodnie przed przyjazdem. Trend ten dotyczy zarówno hoteli, jak i agencji zapewniających atrakcje.
Nie muszę zapewne tłumaczyć, że dużo lepiej zorganizowane eventy, to te, które są zaplanowane i przemyślane od początku do końca odpowiednio wcześniej. Dajmy sobie czas optymalnie ok. 3-4 miesiące na przygotowanie wyjazdu. Będzie można spokojnie zebrać listę uczestników, ustalić rodzaj atrakcji, harmonogram przebiegu pobytu, ustalić z hotelem szczegóły dotyczące sal, pokoi, menu itp. Bez ciśnienia i zbędnych stresów.
Od razu mówię: to nieprawda, że wiosna- lato jest najlepszym momentem w roku na organizację imprezy integracyjnej. Nie wiem, czy właśnie obalam jakiś mit. Ale mówię jak jest w rzeczywistości. Nie zawsze wybieranie picku w konferencyjnym sezonie jest najlepszym pomysłem.
Mamy tutaj spore ryzyko dużej liczby innych gości w hotelu, zatłoczonej restauracji, braku możliwości przedłużenia doby hotelowej, ponieważ inni goście czekają na zakwaterowanie. Nie jest to regułą, ale niektóre obiekty przeceniają swoje możliwości i przyjmują do realizacji zbyt wiele imprez, niż faktycznie są w stanie dobrze obsłużyć. Efektem czego bywają kłopoty logistyczne, opóźnienia posiłków, bądź zaniedbania w różnych aspektach, nawet nie z czyjegoś lenistwa czy arogancji. Z powodu braku wystarczającej ilości czasu i rąk do pracy w oku konferencyjnego cyklonu…
Niektórzy twierdzą, że powodem takiego wyboru sezonu jest pogoda. W Polsce jest ona mocno kapryśna, więc nigdy nie mamy gwarancji, czy przypadkiem po miesiącu 40 stopniowych upałów akurat nie trafimy na „ten dzień”, czyli burzę z gradobiciem czy inną trąbą powietrzną.
Nie bójmy się zatem sezonu jesienno- zimowego. Każda firma zapewniająca atrakcje ma przygotowane scenariusze i propozycje gier i zabaw in-door. Każdy hotel posiada sale konferencyjne lub inne przestrzenie na ich organizację. Przykładem uniezależnienia od kapryśnej pogody są wszelkiego rodzaju escape roomy, czy scenariusze z rozwiązywaniem zagadek rozmieszczonych w różnych miejscach hotelu, po których kieruje mapka. Pod poniższym linkiem znajdują się propozycje takich zabaw.
Zobacz "Holmes Case"
Zobacz "Mental Asylum"
Ja natomiast twierdzę, że jeśli nie pada deszcz i śnieg, to można się ciepło ubrać i pobiegać po terenie hotelu. Tym bardziej, jeśli można pobyt połączyć w tak ciekawy pakiet jak zimowe „Wyzwanie Barmana”, gdzie nie dość, że mamy ciekawą i innowacyjną zabawę z warsztatem barmańskim, to jest jeszcze plenerowe ognisko z grzańcem. Ja właśnie tak rozwiązałam problem jesienno-zimowej aury. Wystarczy się dobrze rozgrzać, ubrać na sportowo i … i czego tu się bać..?
Poza kluczowymi parametrami jak ilość pokoi, wielkość sal konferencyjnych oraz miejsca na kolację – należy także sprawdzić gdzie i w jakim otoczeniu znajduje się brany przez nas pod uwagę hotel. Jeśli poszukujemy obiektu na konferencję z kawą i lunchem – nie ma problemu, żeby był to nowoczesny obiekt w centrum miasta. Jednak jeśli organizuje się integrację i zależy nam na nietypowych charakterze miejsca i jego najbliższej okolicy – poświęćmy nieco więcej czasu na analizę spływających do nas ofert…
Jeżeli Hotel oddalony jest od siedziby firmy o ok. 100 km…to dobrze! Dlaczego? Ponieważ jeśli już uda się nam wszystkich zebrać na wyjazd i przetransportować autokarem do miejsca docelowego – nie będziemy mieć potem problemów w stylu: kadrową po obiedzie odbiera mąż, bo musi zdążyć na zebranie do starszej córki, informatyk umówił się z dziewczyną i nie zostaje na nocleg, a handlowcy to tylko na godzinę, bo oni muszą wracać do firmy, mają poumawiane spotkania i mnóstwo innych spraw. Dzięki większej odległości hotelu - każdy z uczestników zaplanuje sobie czas w taki sposób, aby nie musieć uciekać w czasie imprezy, a organizatora nie zmuszać do płacenia za niewykorzystane miejsca.
Rozległy zielony teren i przestrzeń, jak również możliwość skorzystania z sal znajdziecie w Hotelu Nosselia.
Bardzo prosto. Jako event manager – znasz swój zespół. Wiesz doskonale ile jest w nim kobiet, ilu mężczyzn, jaka jest średnia wieku. Podejrzewam, że wiesz także jaki aspekt współpracy należy wzmocnić w zespole. Czy będzie to komunikacja, czy integracja, czy może współpraca. Masz także wiedzę, czy jest to ekipa, która lubi się zmęczyć i ubrudzić podczas militarnych zajęć w błocie i piasku, czy raczej intelektualiści, którzy chętnie będą rozwiązywać zagadki, rebusy i odkrywać tajemnice morderstwa pokojówki.
Wbrew pozorom kontakt z osobami z hotelowego działu sprzedaży oraz agencji, która zapewnia atrakcje – jest bardzo ważny .
Pamiętajmy, że te same osoby, z którymi rozmawiamy przed przyjazdem, będą go koordynować w trakcie jego trwania. Jeśli odpowiadają nam szybko, profesjonalnie i proponują optymalne rozwiązania na każdą ewentualność i każdą naszą, nawet nietypową prośbę- możemy być spokojni, że w ten sam sposób zaopiekują się gośćmi na miejscu i nic nas nie zaskoczy.
Ważne!
Postarajcie się zawsze zajrzeć do obiektu przed realizacją spotkania. Przynajmniej na półgodzinną kawę.
